O MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando o cliente é pessoa jurídica. Para cliente pessoa física, a emissão só é exigida se a pessoa pedir. A emissão em si acontece no sistema do governo, e para serviço quase sempre no portal da prefeitura, porque o ISS é municipal. O que o Cuide da Grana faz é o outro lado da história: registrar a nota emitida, guardar o valor no seu faturamento do ano e gerar recibo quando a nota não for necessária.
Quando a nota é obrigatória
A regra que resolve a maioria dos casos:
- Cliente pessoa jurídica: nota obrigatória, sempre.
- Cliente pessoa física: obrigatória apenas se ele solicitar.
- Órgão público: obrigatória, e normalmente com exigências extras de cadastro.
Isso não muda o fato de você ter faturado. Mesmo sem emitir nota, o valor recebido conta no seu faturamento anual e entra no limite do MEI, tema de limite de faturamento do MEI.
Ou seja: nota é documento fiscal, faturamento é fato econômico. Um não anula o outro.
Onde emitir
Depende do tipo de nota, e é aqui que muita gente se perde:
- NFS-e (serviço): no portal da prefeitura do seu município, onde você precisa ter cadastro e, em muitos lugares, uma senha ou certificado próprio. Alguns municípios já usam o sistema nacional da NFS-e, disponível no Portal do Empreendedor.
- NF-e ou NFC-e (produto): pelo sistema estadual, com credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu estado.
Se você nunca emitiu, o primeiro passo costuma ser o cadastro no portal, que leva alguns dias. Vale resolver antes de o cliente pedir, e não no dia em que ele pede.
Nota, recibo e comprovante não são a mesma coisa
Recibo é comprovante de pagamento. Ele serve pra registrar que o dinheiro foi pago e recebido, e é útil em muitas situações, principalmente com pessoa física.
O que ele não faz é substituir nota fiscal. Se o cliente precisa de documento fiscal, recibo não resolve, e apresentar recibo no lugar de nota costuma gerar problema pro lado dele.
No Cuide da Grana, quem usa o plano Trabalho consegue gerar um recibo em PDF pra entregar ao cliente e registrar as notas emitidas, cada uma com valor, data e cliente. A emissão fiscal continua sendo feita no portal oficial, porque é lá que ela é válida.
Por que registrar a nota mesmo emitindo fora
Registrar parece redundante e não é. Três motivos práticos:
- Faturamento do ano em um lugar só. Portal municipal, portal estadual e recebimentos sem nota vivem separados. O controle junta tudo.
- Vínculo com o recebimento. Nota emitida não é dinheiro na conta. Saber quais notas já foram pagas é o que evita trabalhar de graça, assunto que se resolve acompanhando quem te deve.
- Declaração anual sem sofrimento. Em janeiro, o valor faturado precisa estar somado. Reconstruir isso de memória é o pior jeito de começar o ano.
Emitiu, agora acompanhe o recebimento
O erro mais comum de quem começa a emitir nota é achar que o trabalho terminou ali. Nota emitida com prazo de 30 dias significa dinheiro que ainda não entrou, e negócio pequeno quebra por falta de caixa, não por falta de lucro.
Registre a data prevista de pagamento e acompanhe. Quando o dinheiro cair, registre a entrada, do jeito descrito em como registrar o salário e o que entra fora dele, e separe na hora a fatia do imposto, como está em separar o dinheiro do imposto sendo MEI.
Guarde o que você emitiu
Nota emitida precisa ficar guardada, e não só no portal onde ela nasceu. Portais mudam de endereço, senhas expiram e o acesso ao sistema do município nem sempre está à mão no dia em que alguém pede uma segunda via.
Baixe o arquivo de cada nota e mantenha uma cópia sua, organizada por mês. Registrar a nota no seu controle financeiro cumpre metade dessa função, ao guardar valor, data e cliente; o arquivo cobre a outra metade, que é o documento em si.
Organize a parte fiscal antes do fim do ano
Outubro é uma boa hora pra fazer três coisas: conferir se o cadastro pra emissão está ativo, revisar se todas as notas do ano estão registradas e comparar o faturamento acumulado com o limite.
Assim, janeiro chega com a declaração anual sendo uma conferência, não uma investigação.
O Cuide da Grana está em cuidedagrana.com. O plano Trabalho custa R$ 39,90 por mês ou R$ 297,00 por ano e reúne notas registradas, recibos, quem te deve, contas do negócio, imposto do mês e o quanto você já faturou no ano. Se por ora você quer apenas organizar o dinheiro da casa, o plano Pessoal custa R$ 24,90 por mês ou R$ 197,90 por ano. Comprando pelo site, você tem 7 dias de arrependimento garantidos por lei.
Perguntas frequentes
O MEI precisa emitir nota pra pessoa física?
Só quando o cliente pedir. Ainda assim, o valor recebido conta no seu faturamento anual, então ele precisa ser registrado no seu controle mesmo sem documento fiscal emitido.
O aplicativo emite a nota fiscal por mim?
Não. A emissão acontece no sistema oficial, que é o portal da prefeitura para serviço e o sistema estadual para produto. O aplicativo registra a nota emitida, guarda o valor no seu faturamento e gera recibo quando a nota não é necessária.
Recibo substitui nota fiscal?
Não substitui. Recibo comprova o pagamento entre as partes; nota fiscal é documento fiscal, exigido pelo Fisco e necessário para o cliente pessoa jurídica lançar a despesa. Quando o cliente precisa de nota, o recibo não resolve.
O que acontece se eu não emitir nota quando era obrigatório?
Você fica sujeito a autuação e multa, além de criar problema para o cliente, que precisa do documento pra comprovar a despesa. Como o cadastro pra emissão leva alguns dias, o caminho mais seguro é deixá-lo pronto antes de precisar.